程序文件与制度文件的不同

2021/03 18 18:03

只要了解“程序文件”的出身,就比较容易理解这种文件的特点了。

大家都知道ISO质量管理体系认证吧?“程序文件”的说法就是从那里来的。质量管理体系有一套对质量管理过程进行控制的文件体系,这个文件体系的顶级文件就是质量手册。质量手册中规定了数个质量管理活动,每个活动制订一个控制文件,就是“程序文件”。程序文件的关注点在“工作过程(流)”,所以有“动态性”特点。它更多涉及到工作步骤,希望通过对过程的同一约定,实现质量活动的可控。它就是告诉你,请按我这个规定的动作去照做,别的你不要管。

在质量体系文件中,《文件、记录控制程序》《采购控制程序》《不合格品控制程序》等,从名称就大致可以猜到它控制的是哪一项管理活动。

企业管理活动当然不只一个质量管理体系了,还有很多工作流,需要加以控制,程序文件就有了更宽阔的生存空间,所以我们就经常见到诸如《车辆管理程序》《培训生管理程序》这样的管理文件了。

 

制度文件可以说是“土生土长”的管理文件。“制度”两个字可以理解为“标准、规范”这样的意思。有人望文生义,把“制度”的“制”理解为“控制”,“制度”的“度”理解为“标准”,我觉得这样理解也行吧。

制度有个特点,就是以人的行为为关注点,也就是说,那些“标准、规范”是冲着“人”来的,是对人的行为加以约束、规范的。我们注意观察,会发现制度具有突出的“静态”特征。而且它要表达的意思跟程序文件也不一样,它那意思是说,随便你怎么干,我给你画了红线,整过线了看我怎么“收拾“你!

我有时候想,到底是西方式管理思维合乎人性,还是中国管理思维更关注人性?比较两种文件就可以发现,程序文件把人看作机器,制度文件把人当作人,而且是头脑活跃会干坏事的人。哈哈,有意思吧!

在没有建立质量管理体系的公司,更习惯于用制度文件来规范公司管理。最常见的制度有《考勤制度》《出差管理制度》《车辆管理制度》等等。

 

为了说明二者的区别,我编了个半截程序文件,然后从网上找了一截制度文件,都是车辆管理的,你可以对照着看,二者的区别就清楚了。不过呢,受程序文件的影响,现在有很多人编写“制度”时,文件标题是“制度”,其实是编制程序文件的路子。这个要靠你自己判断了。限于篇幅,这两个文件都只显示部分内容,其他如版本、签批、修订表啥的,全部不在里边出现。由于内容只是点到为止,所以不好拿到公司实际使用的。如果你真想用,还是要根据公司的实际情况自己编写一个比较好。

 

《车辆管理程序》

1.目的:规范公司公务车辆的日常管理,以降低消耗,提高效率,保障公司生产、工作的正常进行。(写管理程序的人都知道这句话很难写啊!所以很多非质量体系的程序文件在这里基本上是“胡写”。)

2.范围:公司购置、借用的所有上路行驶的机动车辆。不包括《车间工具车辆管理程序》、《公司高管配属车辆管理程序》中规定的车辆。(这个范围如果写得不当,会造成公司文件之间打架。也可能造成公司有些车辆失控。)

3.责任:(从管理角度来谈的。就是说,列进去的都是车辆管理涉及的主要人员和部门。)

3.1驾驶员:负责车辆的日常维护,按驾驶规程安全驾驶车辆。

3.2车辆管理员(简称车管):处理车辆的手续、年检、保险、事故相关事项,编制事故处理报告,编制月度车辆运行情况报表,填写驾驶员月度里程表及加班表。

3.3后勤部经理:填写购置新车、处置旧车相关报告,审核车辆事故报告,编制车辆使用计划,驾驶人员的临时调度,派发行政临时用车,编制驾驶人员月度考核表,审核车管填写的报表。制订、完善本程序,经总经理批准后执行。(后勤部经理的工作当然不光是管车一项,这里只写与本程序直接相关的职责。后勤部经理的最大权限是车辆调配权。)

3.4财务部:稽核车辆相关开支;向总经理报告车辆费用情况;执行经总经理核准后的车辆预算。

3.5各用车部门:部门经理填写《用车申请单》,按本程序规定使用车辆。

3.6总经理:审核、批准本程序以及与车辆相关的计划、报告、预算;监督本程序的实施。(我们注意,不管是3.43.53.6都没有派车权限。)

4.程序内容:(我们要注意一下这个程序的工作流思路,购车-车辆手续-驾驶要求-车辆使用管理-事故处理-油耗管理-日常维修管理-旧车处理。)

4.1后勤部经理根据生产和工作需要,编制车辆购置申请,附详细用车计划及明细预算,经总经理办公会讨论通过后,由总经理签字批准。购车由行政采购具体实施,采购过程按《行政采购控制程序》执行。

4.2本程序涉及的车辆均由车管编制车辆管理档案、卡片;新置车辆及在用车辆,由车管负责办理规定的手续。车辆办理的保险项目,按《车辆保险管理办法》执行。未办理正式车牌、手续不齐的车辆不得上路行驶。车辆年审应避开用车忙季,通过合理调配完成。新车办手续及旧车年审均由车管驾车办理,驾驶员不承担审车责任。(同时规定了车管在何种情况下可以驾车。)

4.3车辆准驾及安全驾驶:

4.3.1  驾驶人员面试时,必须在城区试驾,由后勤部经理确认试驾合格方可录用。驾驶人员证照必须与所驾车辆匹配,由后勤部经理具体负责此项工作。匹配人员发给《准驾通知》,其中详细列明准许驾驶的车辆的牌号。

4.3.2  非专业驾驶员因工作和生产原因需要驾驶车辆的,由本人填写《准驾申请表》,经后勤部经理进行城市试驾测试,并验证其证照合乎法律要求并与相关车辆匹配时,签字认可,并报总经理批准后发给驾驶人《准驾通知》。此类人员需用车时,按行政用车规定统一调配。

4.3.3  车管员和后勤部经理除本程序规定的场合,不得驾驶车辆。

4.3.4  准驾人员在未违章的情况下,发生交通事故,保险理赔以外的费用,由公司承担。如发生违章,驾驶人需承担40%的费用。

4.3.5  (略)

4.4(略)

5.定义:

5.1准驾:拥有规定证照的人员,必须经申请批准后,方有驾驶公司指定车辆的资格,也叫准驾资格。

5.2行政用车:指人员出差、开会接送,客户接送,临时采购时的用车。

6.相关文件:

《行政采购控制程序》《车辆保险管理办法》《招聘程序》《财务管理制度》

7.(略)

 

《车辆管理制度》

为规范公司车辆的日常管理,以降低消耗,提高效率,保障公司生产、工作的正常进行,特制订本制度。(这个用的是上边程序文件的“目的”。下文全部是从网上找的现场的东西。)

一、公司车辆由后勤部统一管理、调度。各部门公务用车,由部门负责人先向后勤部申请,说明用车事由、地点、时间,后勤部根据需要统筹安排派车。

二、车辆使用按先上级、后下级;先急事、后一般事;先满足工作任务、接待任务,后其他事的原则安排。除公司领导或各部门到有关部门、工地办事外,单独一人在城区办事,原则上不安排车辆。

三、外单位借车,需经总经理批准后方可安排。

四、车辆驾驶实行专人专车,专车专管。面包车由投资发展部使用,由该部统一领油、维修、持有手续、承担责任。如有临时安排,其他部门用车,在用车期间内承担责任,保持车况完好。

五、(略)

转载自:http://blog.sina.com.cn/s/blog_9df7c49a0101ffzj.html

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